Établissement

Avertissement

Cet écran est réservé essentiellement à Arhon, qui le paramètre lors de la mise en route de l’établissement et le tient à jour. Vous pouvez y corriger vos coordonnées — voir Modifier les coordonnées de l’établissement. Pour tout autre champ, écrivez à support@arhon.ch plutôt que de modifier.

L’écran Établissement regroupe l’identité et les paramètres généraux de l’hébergement : coordonnées, informations bancaires et fiscales, paramètres du moteur de réservation, taxe de séjour, produits d’annulation, logo.

Ces informations alimentent les factures, les e-mails envoyés aux clients et le moteur de réservation en ligne.

Accès

Menu Paramétrage établissement, entrée Établissement.

Deux vues

L’écran s’ouvre en consultation : les informations sont présentées en blocs dépliables — information, taxe de séjour, annulations, images, Arhon résa —, sans champ modifiable. Les boutons Retour, Modifier et Supprimer figurent en haut à droite.

Le bouton Modifier ouvre le formulaire, qui présente l’ensemble des champs. Il se termine par Annuler, qui referme sans enregistrer, et Sauvegarder.

Sections et champs

Les champs marqués d’un astérisque rouge sont obligatoires.

Informations

Champ	Description
Nom *	Nom de l’établissement, repris sur les documents et dans le sélecteur d’établissement.
Adresse email	Adresse de l’établissement, utilisée comme expéditeur et sur les factures.
Téléphone	Numéro de l’établissement.
Langue *	Langue par défaut de l’établissement.
Adresse *, Ville *, Code postal *, Pays *	Adresse postale, reprise sur les factures.
Zone *	Canton de l’établissement.
Site internet	Adresse du site de l’établissement.
Nombre de personnes par chambre par défaut	Valeur proposée à la création d’une réservation.
Nombre de lits	Capacité totale de l’établissement. Cette valeur sert au calcul du taux de lits utilisés, dans le menu Statistiques : une valeur erronée fausse l’indicateur.

Paiement

Champ	Description
N° TVA	Numéro d’assujettissement, repris sur les factures.
Conditions de paiement	Délai de paiement affiché sur les factures.
Compte bancaire, IBAN	Coordonnées bancaires utilisées pour les factures et les QR-factures.
Devise	Devise de facturation de l’établissement. Non modifiable.
URL channel manager	Adresse de l’extranet du channel manager, accessible depuis Arhon.
Commentaire	Texte libre imprimé sur la facture.
Pied de page facture	Bloc de texte imprimé en bas des factures.

Moteur de réservation

Ces champs servent exclusivement au moteur de réservation Arhon. Sans abonnement à ce moteur, ils restent sans effet.

Champ	Description
URL arhon-resa	Adresse du moteur de réservation de l’établissement.
Lien vers les conditions générales de vente	Adresse affichée au client lors d’une réservation en ligne. Facultatif techniquement, mais fortement conseillé.
Heure maximale d’annulation	Heure limite pour annuler une réservation.
Réservable jusqu’au *	Heure limite de réservation le jour même.
Configuration de paiement	Garantie exigée lors d’une réservation en ligne : aucune garantie, paiement préautorisé ou paiement.
Description	Texte de présentation, saisi par langue — allemand, français, italien, anglais.

Taxe de séjour

Champ	Description
Code produit taxe de séjour	Produit de facturation utilisé pour la taxe.
Plan tarifaire par défaut	Plan appliqué par défaut au calcul.
Soumis à la taxe de séjour	Assujettissement de l’établissement.
Âge max. bébé	Borne haute de la tranche Enfant 1, incluse : de la naissance jusqu’à cet âge.
Âge max. enfant	Borne haute de la tranche Enfant 2, incluse : au-delà de l’âge max bébé et jusqu’à cet âge. Au-delà, la personne compte comme adulte.
Tranches d’âge	Récapitulatif des tranches obtenues, affiché sous les deux champs d’âge.

Les deux champs d’âge définissent les tranches utilisées pour les tarifs enfants ; la saisie de ces tarifs est décrite dans la recette Mettre à jour les tarifs, au chapitre Tarifs et disponibilités. Le barème de la taxe de séjour, lui, se configure sur un écran distinct — voir la fiche Taxe de séjour de ce chapitre.

Annulation

Champ	Description
Produit d’annulation avec TVA	Produit utilisé pour facturer des frais d’annulation soumis à la TVA.
Produit d’annulation sans TVA	Produit utilisé pour des frais d’annulation non soumis à la TVA.

Les deux listes reprennent les codes définis sur l’écran Produits de facturation de ce chapitre : il s’agit d’y désigner le bon code, pas d’en créer un nouveau.

Note

Selon le pays, les pénalités d’annulation sont soumises ou non à la TVA. C’est ce qui justifie les deux champs. En cas de doute sur le régime applicable, demandez à votre fiduciaire.

Images

Logo de l’établissement et image d’arrière-plan, chargés depuis un fichier. Une case Supprimer permet de retirer l’image existante.

Réservation

Case Bloquer l’enregistrement si la chambre est occupée. Activée, elle empêche le check-in d’une chambre dont le client de la veille n’a pas encore été checké out.

Avertissement

Plusieurs champs de cet écran conditionnent la facturation et les déclarations : numéro de TVA, IBAN, pied de page des factures, produits d’annulation, tranches d’âge. La correction d’une coordonnée ne pose aucun problème ; en cas de doute sur les autres, écrivez à support@arhon.ch avant de sauvegarder.

Configurations d’interfaces

Le bas de la fiche en consultation regroupe, sous un bandeau rappelant les dates de création et de dernière modification, les interfaces de l’établissement, réparties en quatre onglets. Le compteur indique le nombre de configurations enregistrées.

paiement

Cet onglet est un résumé des informations de facturation, et il reste modifiable : numéro de TVA, conditions de paiement, compte bancaire, IBAN, URL du channel manager, commentaire et pied de page de facture — ces deux derniers étant obligatoires. Ce sont les mêmes données que la section Paiement du formulaire : les corriger ici ou là revient au même. La devise y figure grisée, elle n’est pas modifiable. Les boutons Annuler et Sauvegarder referment le bloc.

OTA, Lightspeed, eHESTA

Ces trois onglets sont en consultation seule : les boutons d’édition et de suppression y apparaissent grisés. Le bouton Ajouter une configuration reste actif, mais une nouvelle configuration ne se crée pas seule : passez par support@arhon.ch.

OTA liste les configurations du channel manager — fournisseur, code, libellé, catégories de chambres et plans tarifaires rattachés. La loupe ouvre le détail d’une configuration.

Lightspeed liste les configurations de la caisse : identifiant du point de vente, état et date de rafraîchissement du jeton, clé API, identifiant PMS. L’onglet n’est alimenté que si l’option Lightspeed a été souscrite.

eHESTA liste les numéros d’établissement (BurNr) utilisés pour la déclaration mensuelle des arrivées à l’Office fédéral de la statistique. Un établissement qui exploite plusieurs types d’hébergement peut en avoir plusieurs. Voir Déclarations obligatoires en Suisse.

Avertissement

Ces configurations relient Arhon aux autres systèmes : channel manager, caisse, déclaration eHESTA. Leur modification est réservée à Arhon. Si une valeur doit changer — un numéro BurNr, un identifiant de caisse —, écrivez à support@arhon.ch.