Mettre une réservation en no-show
Quand utiliser cette procédure
Lorsqu’un client ne se présente pas à la date d’arrivée prévue et n’a pas annulé.
Deux situations, à ne pas confondre :
toute la réservation est concernée : le client ne vient pas du tout ;
une seule chambre parmi plusieurs est concernée : le reste du groupe est bien arrivé.
Le traitement diffère. La seconde situation est décrite en fin de page.
Prérequis
La date d’arrivée est passée et le client ne s’est pas présenté.
Vous savez si une pénalité doit être facturée, et si elle est soumise à la TVA.
Note
La TVA sur les pénalités dépend de votre pays et de votre situation. Arhon propose les deux options, soumise et non soumise ; le choix relève de la réglementation fiscale applicable à votre établissement. En cas de doute, demandez à votre fiduciaire.
Cas 1 — Toute la réservation est en no-show
1. Ouvrir la réservation et changer le statut
Ouvrez la réservation, puis, à côté du numéro, ouvrez le menu déroulant du statut et choisissez No-show. Cliquez sur Sauvegarder.
2. Mettre le nombre de personnes et le prix à zéro
Dans la ligne de la chambre, ramenez le nombre d”adultes et d”enfants à
zéro, puis saisissez 0,00 dans le champ Modifier le prix par nuit.
La chambre n’ayant pas été occupée, elle n’est pas facturée. Seule la pénalité, ajoutée à l’étape suivante, restera à payer.
3. Ajouter la pénalité en option
Cliquez sur Ajouter une option. Dans la fenêtre qui s’ouvre :
Nom : choisissez la pénalité correspondant à votre situation, soumise ou non soumise à la TVA ;
Montant total : le montant de la pénalité ;
Date : la date d’arrivée prévue.
Cliquez sur Ajouter.
4. Vérifier et enregistrer
L’option apparaît dans le tableau Options, et le récapitulatif de droite affiche le montant de la pénalité comme montant total et solde à payer.
Cliquez sur Sauvegarder, puis sur Retour au calendrier.
5. Constater le statut sur le calendrier
La réservation apparaît désormais en gris, avec le nom du client barré : c’est la couleur du statut No Show dans la légende.
Facturer et encaisser la pénalité
Une réservation en no-show reste facturable et payable. La pénalité s’établit et s’encaisse comme n’importe quelle prestation, depuis le bouton Facture / Paiement de la fiche.
La marche à suivre est décrite au chapitre Facturation et paiements.
Remettre la chambre à la vente
La réservation en no-show occupe toujours la chambre sur le calendrier, qui reste donc indisponible à la vente en ligne. Pour la libérer, déplacez la réservation vers une catégorie No-show.
1. Afficher la catégorie No-show
Dans le filtre de catégories, en haut à gauche du calendrier, ajoutez No-show à la sélection. Les chambres de cette catégorie apparaissent en bas de la liste.
2. Faire glisser la réservation
Maintenez le bouton de la souris sur la barre de réservation et déplacez-la vers une chambre de la catégorie No-show.
3. Conserver le tarif
Arhon demande Voulez-vous garder ou mettre à jour le tarif par nuit ?.
Choisissez Maintenir le tarif par nuit : le prix a été mis à zéro à l’étape 2, et cette option le conserve. Actualiser le tarif par nuit appliquerait le tarif de la nouvelle catégorie et ferait réapparaître un montant.
La chambre d’origine est libérée et redevient vendable en ligne.
Cas 2 — Une seule chambre en no-show
Avertissement
Ne changez pas le statut de la réservation. Le statut No-show s’applique à la réservation entière : l’utiliser ici affecterait aussi les chambres réellement occupées.
Sur la seule chambre concernée :
ramenez le nombre d’adultes et d’enfants à zéro ;
mettez le prix de la nuit à zéro ;
ajoutez l’option de pénalité, soumise ou non soumise à la TVA ;
si vous souhaitez libérer la chambre à la vente, déplacez-la vers la catégorie No-show, en choisissant Maintenir le tarif par nuit.
Le statut de la réservation reste inchangé, et les autres chambres suivent leur cours normal.
Vérifications finales
Le récapitulatif de droite n’affiche que le montant de la pénalité.
La chambre d’origine est de nouveau libre sur le calendrier.
Dans le cas 2, les autres chambres de la réservation ont conservé leurs personnes et leurs tarifs.