Traiter un check-in en ligne

Quand utiliser

Lorsque l’hôte a rempli lui-même son check-in avant son arrivée, depuis le lien reçu par email. Le check-in en ligne ne remplace pas votre validation : à l’arrivée effective de l’hôte, vous devez le passer en Présent.

Cette recette couvre les deux temps : l’envoi de l’email de check-in en ligne, puis la validation en présentiel à la réception.

Prérequis

Une réservation confirmée, avec l’adresse email du client renseignée.
La fonction de check-in en ligne activée pour l’établissement.

L’envoi de l’email de check-in en ligne

Envoi automatique. Par défaut, l’hôte reçoit automatiquement l’email de check-in en ligne la veille de son arrivée. Le lien couvre tous les occupants de la réservation. Le délai est paramétrable — deux jours, trois jours ou plus avant l’arrivée — et la fonction peut être désactivée pour l’établissement.

Note

Le délai d’envoi et l’activation de la fonction se règlent depuis le menu Configuration, aujourd’hui accessible aux seules équipes Arhon. Ce menu sera prochainement ouvert aux clients ; en attendant, adressez votre demande de paramétrage à support@arhon.ch.

Réservations de dernière minute. Le jour de l’arrivée, Arhon contrôle les réservations du jour toutes les quatorze minutes et vérifie, pour chacune, si l’email de check-in en ligne a déjà été envoyé. S’il l’a été, rien n’est renvoyé. S’il ne l’a pas été, Arhon l’envoie automatiquement.

Envoi manuel. Vous pouvez également déclencher l’envoi vous-même depuis la réservation, avec le bouton Envoyer email check-in en ligne.

Bouton Envoyer email check-in en ligne dans la réservation

Étapes

Lorsque l’hôte a effectué son check-in en ligne, l’icône d’occupant de la réservation devient rouge dans le calendrier, couleur du statut Check-in online dans la légende affichée en haut de l’écran.
À l’arrivée de l’hôte à l’hôtel, valider le check-in en ligne en présentiel. Deux voies sont possibles, décrites ci-dessous.

Voie A — depuis la réservation

Ouvrir la réservation, puis cliquer sur le chevron situé à droite de la ligne de chambre (repère 1) pour déplier le détail du séjour. La section Check-Ins liste les hôtes avec le statut Check-in online.
Cliquer sur l”avion vert de la colonne Actions, sur la ligne de chaque hôte présent (repères 2 et 3).

Note

Sur une ligne au statut Check-in online, l’avion est vert et sert à valider la présence de l’hôte. Sur une ligne au statut Présent, il est jaune et sert au check-out. La couleur indique donc l’action disponible.

Les trois actions de la colonne Actions :

Icône	Nom	Action
	Stylo	Modifier le check-in
	Avion vert	Valider le check-in en ligne en présentiel
	Sens interdit	Supprimer le check-in

Voie B — depuis le tableau de bord

Ouvrir le menu Tableau de bord (repère 4) et repérer le widget Arrivées, qui affiche les arrivées du jour (repère 5).
Sur la ligne de la réservation concernée, cliquer sur Valider l’enregistrement en ligne en présentiel (repère 6).

Résultat

Quelle que soit la voie choisie, les icônes d’occupant de la réservation passent au vert dans le calendrier, couleur du statut Présent (repère 7).

Vérifications finales

Dans la réservation, les hôtes sont passés du statut Check-in online au statut Présent.
Les icônes d’occupant de la réservation sont vertes dans le calendrier.
La réservation n’apparaît plus comme à traiter dans le widget Arrivées du tableau de bord.

Questions fréquentes

Quand l’email de check-in en ligne part-il ?	La veille de l’arrivée par défaut. Le délai est paramétrable, et la fonction peut être désactivée pour l’établissement.
Et pour une réservation de dernière minute ?	Le jour de l’arrivée, Arhon contrôle les réservations du jour toutes les quatorze minutes : si l’email n’a pas encore été envoyé, il part automatiquement.
Comment modifier le délai d’envoi ou désactiver la fonction ?	Le réglage se fait depuis le menu Configuration, aujourd’hui réservé aux équipes Arhon. En attendant son ouverture aux clients, adressez votre demande à support@arhon.ch.
L’hôte n’a rien reçu, que faire ?	Relancer l’envoi depuis la réservation avec le bouton Envoyer email check-in en ligne, après avoir vérifié l’adresse email du client.
Un seul hôte doit-il remplir le check-in en ligne ?	Le lien envoyé couvre tous les occupants de la réservation.
Le check-in en ligne suffit-il ?	Non. Tant que vous n’avez pas validé la présence à l’arrivée, l’hôte reste au statut Check-in online et n’est pas compté comme présent.