Encaisser des arrhes ou un paiement sans facture

Quand utiliser cette procédure

Le client verse de l’argent, mais aucune facture n’est établie : des arrhes encaissées avant l’arrivée, un versement reçu en cours de séjour. La tuile PAYER enregistre le règlement seul, sans rien facturer.

Le montant vient en déduction du solde du séjour et attend d’être rapproché de la facture quand celle-ci sera émise.

Si la facture doit être établie en même temps que le règlement, ce n’est pas cette procédure : voyez Créer une facture.

Prérequis

• Le montant encaissé, son mode de règlement et sa date.

• Le séjour n’a pas encore de facture, ou le règlement ne s’y rapporte pas.

Étapes

1. Ouvrir la fenêtre de facturation

Sur la fiche de réservation, cliquez sur Facture / Paiement, dans la colonne de droite.

2. Choisir le mode

Trois tuiles s’affichent. Cliquez sur PAYER.

Le détail du séjour ne s’affiche pas : il n’y a rien à cocher, puisque rien n’est facturé. Seul le bloc Détails paiement apparaît.

3. Vérifier le client

Le champ Client désigne la personne au nom de laquelle le règlement est enregistré.

Note

Un paiement s’enregistre à tout moment : dès la prise de réservation, pendant le séjour, ou après le départ. Il n’y a pas d’étape préalable à attendre.

4. Saisir le règlement

Le Montant est libre : saisissez la somme réellement encaissée partielle ou totalité du séjour.

Note

La taxe de séjour peut être comprise ou non dans le montant, selon ce que vous encaissez. Le récapitulatif la suit à part, sous Taxes de séjour à facturer : si le règlement ne l’inclut pas, elle y reste affichée et sera réglée plus tard.

Choisissez le Mode de paiement, puis la Date paiement, aujourd’hui par défaut. La Référence est facultative : numéro de transaction, de ticket, de bordereau. Elle reste interne et ne figure sur aucun document.

5. Valider

Cliquez sur Payer.

6. Contrôler le résultat

Le règlement s’inscrit dans le bloc Paiements : date, mode, montant. Le bloc Factures, lui, reste vide — c’est normal, rien n’a été facturé.

Dans le récapitulatif, à droite, un Total prépayé apparaît et le solde à payer diminue d’autant.

Note

La colonne Lettrage du paiement reste vide : sans facture, il n’y a rien à quoi le rattacher. Le rapprochement se fera à l’émission de la facture — voyez Associer un paiement à une facture.

Vérifications finales

• Le paiement figure dans le bloc Paiements, au bon montant, au bon mode et à la bonne date.

• Le Total prépayé du récapitulatif correspond à la somme encaissée.

• Le solde à payer a diminué du même montant.

• La taxe de séjour, si elle devait être encaissée, est bien comprise dans le montant saisi.

Questions fréquentes

Je me suis trompé de montant ou de mode	Annulez le règlement par la croix rouge de sa ligne, puis ressaisissez-le.
Le client verse de nouvelles arrhes	Recommencez la procédure. Les règlements s’additionnent dans le bloc Paiements et dans le total prépayé.
La facture doit maintenant être établie	Suivez Créer une facture ou Facturer pour paiement ultérieur, puis rattachez le paiement existant à la facture.
Faut-il inclure la taxe de séjour	Selon la situation. Le montant est libre : incluez-la si vous l’encaissez, laissez-la de côté si elle sera réglée plus tard.
Le paiement n’est pas lettré	C’est normal tant qu’aucune facture n’existe. Le lettrage vient avec elle.
Le client verse des arrhes à la réservation	Enregistrez-le tout de suite : aucune condition, aucune étape préalable.
Le client paie tout à son départ	Cette procédure ne sert à rien dans ce cas : facturez et encaissez en une fois avec Créer une facture.