Glossaire

Les termes ci-dessous sont ceux qui reviennent d’un chapitre à l’autre. Ils sont regroupés par domaine, mais tous indexés ensemble : la recherche du site les retrouve quel que soit l’endroit où ils figurent.

Note

Depuis une recette, écrivez {term}`plan dérivé` pour renvoyer à l’entrée correspondante. Le lien est créé automatiquement, et se met à jour si la définition change ici.

Réservations et séjours

Réservation: Séjour enregistré dans Arhon : un client, une ou plusieurs chambres, des dates et un statut. C’est le dossier depuis lequel se font le rattachement du client, les envois d’e-mails et la facturation.
Statut de la réservation: État du dossier : offre, réservation, annulation, clôturée. Il commande ce que l’écran propose — le modèle d’e-mail envoyé, l’apparition du bouton d’annulation — sans changer d’écran ni de bouton.
Offre: Proposition faite au client, non confirmée. L’e-mail part par le même bouton qu’une confirmation : c’est le statut qui détermine le modèle envoyé.
Réservation clôturée: Séjour terminé et fermé. Sa réouverture relève du profil Super Administrateur hôtel.
Référence: Identifiant de la réservation. Dans l’onglet Réservations de la fiche client, elle est soulignée : un clic ouvre directement le dossier, sans passer par le calendrier.
Réservation de groupe: Séjour portant sur plusieurs chambres sous une même référence. L’historique du client affiche alors une ligne par chambre.
Check-in en ligne: Formalités d’arrivée effectuées par le client avant sa venue, depuis un lien reçu par e-mail. C’est le seul envoi qui peut partir automatiquement, selon le délai paramétré dans E-Mail Hermes.
Détail par chambre: Option des e-mails de réservation et d’offre : activée, le message reprend le détail chambre par chambre ; désactivée, il s’en tient au récapitulatif.
Check-in: Arrivée du client, et enregistrement de cette arrivée dans Arhon. Le mot désigne aussi, dans les écrans de paramétrage, la date de début d’une période — indisponibilité, événement, envoi Push OTA.
Check-out: Départ du client, et enregistrement de ce départ. Comme pour le check-in, le mot désigne également la date de fin d’une période dans les écrans de paramétrage.
Type de séjour: Motif de la venue — affaires, loisir, travail — choisi sur la réservation. Il ne sert qu’aux statistiques : il n’a d’effet ni sur le tarif, ni sur le calcul de la taxe de séjour.
Événement: Repère posé sur une période particulière — festival, foire, manifestation locale — pour signaler une tension sur la demande. Il ne bloque rien et ne modifie aucun prix ; il s’affiche sur la ligne ÉVÉNEMENTS du bandeau de statistiques du calendrier.
Nombre d’occupants par défaut: Nombre de personnes auquel s’entend le tarif TTC d’une catégorie de chambre. Au-delà, chaque personne est comptée par le tarif additionnel adulte ou le tarif enfant.
No-show: Client qui ne se présente pas à la date d’arrivée prévue, sans avoir annulé. Le traitement diffère selon que toute la réservation est concernée ou une seule chambre d’un groupe.

Clients et sociétés

Fiche client: Enregistrement d’un voyageur : identité, coordonnées, pays, assujettissement à la taxe de séjour. Elle porte tout son historique — réservations, factures, paiements, e-mails — et alimente les documents et les déclarations.
Doublon: Deux fiches pour une même personne, créées sous deux graphies. L’historique s’en trouve éclaté. La recherche par nom et prénom, systématique avant toute création, est ce qui les évite.
Clients liés: Autres fiches rattachées à un client — les accompagnants, le plus souvent. Elles figurent dans un onglet de sa fiche.
Entreprise: Société rattachée à un client lorsque le séjour est pris en charge. Le voyageur reste le client de la réservation ; c’est le rattachement qui permet ensuite d’établir la facture au nom de la société.
Taxe de séjour: Taxe due par le voyageur sur sa nuitée. La fiche client détermine si le séjour y est assujetti ou exonéré ; ce champ alimente les déclarations.
Historique client: Écran ouvert par l’icône orange à droite de la fiche, dans une réservation. Il réunit factures, paiements, réservations, clients liés et e-mails, chaque onglet portant le nombre d’éléments qu’il contient.

Tarifs

Catégorie de chambre

Type de chambre

Regroupement des chambres vendues au même prix et aux mêmes conditions — simple, double, suite. Les tarifs et les disponibilités se posent sur la catégorie, jamais sur une chambre en particulier.

Plan tarifaire

Grille de prix appliquée à une catégorie : tarif standard, non remboursable, tarif négocié. Une catégorie peut en porter plusieurs, chacun sur sa propre ligne du calendrier.

Plan dérivé

Plan indexé

Plan tarifaire calculé à partir d’un autre, par une règle fixe. Mettre le plan de base à jour suffit : le plan dérivé se recalcule seul. Une icône de chaîne le signale dans le tableau.

La dérivation ne porte que sur le premier tarif : le tarif additionnel adulte et le tarif enfant restent identiques à ceux du plan de base.

Tarif TTC

Prix de la nuitée pour le nombre d’occupants par défaut de la catégorie, toutes taxes comprises.

Tarif additionnel adulte

Montant ajouté par adulte au-delà de l’occupation par défaut.

Tarif enfant

Montant appliqué à chaque enfant. Arhon gère deux tranches d’âge ; le paramétrage de l’établissement détermine celles qui apparaissent à la saisie.

Mise à jour massive

Opération qui écrit la même valeur sur toute une période, en une fois : tarifs ou disponibilités. Elle se délimite par des dates, des jours de la semaine, des catégories et un plan tarifaire. Pour une valeur isolée, on lui préfère le crayon.

Plan de référence

Plan tarifaire dont un plan dérivé découle. Sur l’écran Plan tarifaire, il se désigne par le champ Client principal — dont l’intitulé prête à confusion : il ne s’agit pas d’un client, mais bien du plan de base. Deux champs complètent la règle : Type, la nature de l’écart — Montant en francs ou Pourcentage —, et Valeur, l’écart lui-même, positif pour majorer, négatif pour réduire.

Occupation incluse

Nombre de personnes comprises dans le prix d’un plan tarifaire.

Annulable

Propriété d’un plan tarifaire : le séjour vendu sous ce plan peut être annulé, ou non. Un plan non annulable est ce qu’on appelle couramment un tarif non remboursable.

Délais du moteur de réservation

Deux valeurs portées par le plan tarifaire, exprimées en jours avant l’arrivée : réservable jusqu’à, au-delà duquel le plan n’est plus proposé, et annulable jusqu’à, au-delà duquel l’annulation n’est plus possible. Elles ne s’appliquent qu’au moteur de réservation Arhon.

Politique d’annulation

Texte affiché au voyageur, saisi par langue sur le plan tarifaire.

Crayon

Icône présente dans chaque cellule du calendrier. Elle ouvre la valeur du jour en modification, sans passer par la mise à jour massive.

Disponibilités et restrictions

Disponibilité

Nombre de chambres d’une catégorie mises en vente sur une date, assorti d’un statut d’ouverture. Sans disponibilité ouverte, aucune vente n’est possible — ni en ligne, ni à la réception.

Statut d’ouverture

État de la vente sur une date : Ouvert, pastille verte, ou Fermé, pastille rouge.

Fermeture

Retrait des chambres de la vente, sans effet sur les réservations déjà prises. Elle se pose d’un clic sur la flèche rouge du jour, ou par mise à jour massive sur une période.

Indisponibilité

Retrait d’une chambre du calendrier — travaux, dégât des eaux, usage propre. À ne pas confondre avec une fermeture, qui ne suspend que la vente. Elle porte une date de check-in, une date de check-out et un commentaire qui en donne la raison. Elle se pose depuis son propre menu, ou plus simplement depuis le calendrier en mode fermeture.

Mode fermeture

Geste effectué depuis le calendrier, qui bloque des chambres choisies sur des dates choisies. Il produit une indisponibilité : c’est la voie recommandée au quotidien, plus directe que le menu dédié. À ne pas confondre avec la fermeture d’une disponibilité, qui ne suspend que la vente.

Contingent

Nombre d’unités mises à disposition du channel manager sur une date. C’est l’une des deux natures de données transmises par le Push OTA.

Horizon

Dernière date jusqu’à laquelle les disponibilités ont été créées. Au-delà, le calendrier est vide : ce n’est pas une fermeture, c’est une absence.

Restriction

Condition posée sur une date : CTA, CTD, CTD/CTA, durée minimum de séjour ou durée maximale de séjour.

Saisies dans Arhon, les restrictions s’appliquent à tout le monde, réception comprise. Leur place est en principe dans le channel manager, qui ne pilote que les ventes en ligne.

CTA

Closed to arrival. Aucune arrivée ce jour-là : un séjour peut couvrir la date, mais pas commencer par elle.

CTD

Closed to departure. Aucun départ ce jour-là : un séjour peut couvrir la date, mais pas s’y terminer.

CTD/CTA

Ni arrivée ni départ ce jour-là.

Durée minimum de séjour

Nombre de nuits en deçà duquel la date n’est pas vendable.

Durée maximale de séjour

Nombre de nuits au-delà duquel la date n’est pas vendable.

Distribution en ligne

Plateforme de réservation

OTA

Online travel agency. Site de réservation par lequel l’établissement vend ses chambres — Booking.com, Expedia, et les autres.

Channel manager

Outil qui répartit tarifs, disponibilités et restrictions entre les plateformes. Arhon lui transmet ce qui est saisi dans le calendrier ; lui seul parle aux plateformes.

Moteur de réservation

Arhon résa

Site de réservation en ligne de l’établissement, exploité sous abonnement Arhon. Il vend en direct, sans commission d’OTA. Beaucoup de champs du paramétrage — libellés par langue, descriptions, équipements, options, délais du moteur de réservation — n’ont d’effet que pour les établissements qui y sont abonnés.

Certaines bascules Sur le moteur de réservation ne concernent que le moteur Arhon, jamais celui d’un partenaire.

Channel Manager ID

Identifiant sous lequel une catégorie de chambre ou un plan tarifaire est connu du channel manager. C’est lui qui fait correspondre les données des deux systèmes.

Configuration OTA

Rattachement enregistré entre Arhon et le channel manager : fournisseur, code, libellé, catégories et plans concernés. Consultable par l’établissement, modifiable par Arhon seule.

Lightspeed

Solution de caisse pouvant être interfacée avec Arhon, sous réserve d’avoir souscrit l’option.

Push OTA

Opération qui envoie au channel manager les tarifs et disponibilités saisis dans Arhon. Quand une plateforme affiche encore une ancienne valeur, c’est le push qu’il faut vérifier.

Un envoi manuel se lance en deux passages, un par type de donnée : Disponibilités - Contingent, puis Ouvertures – Restrictions.

Facturation et paiements

Facture: Document émis au nom du client rattaché au moment de son établissement. Un changement de client ultérieur ne la modifie pas.
Avoir: Document qui annule une facture émise. C’est la voie normale d’une correction : rien ne s’efface, tout se compense.
Produit de facturation: Élément qui porte le traitement comptable d’une prestation : son taux de TVA et son numéro de compte. Tout ce qui se facture — la nuitée, le petit-déjeuner, la taxe de séjour, une option, des frais d’annulation — est rattaché à l’un d’eux. C’est aussi la clé de l’export comptable et de la réconciliation de TVA : un doublon fausse les deux.
Produit d’annulation: Produit de facturation réservé aux frais d’annulation. Il en existe deux, avec et sans TVA, les pénalités étant soumises ou non à la taxe selon le pays.
Numéro de compte: Compte comptable sur lequel la prestation d’un produit de facturation est enregistrée.
Mode de paiement: Moyen d’encaissement accepté par l’établissement — espèces, cartes, virement, bon, encaissement par une plateforme de réservation. Il porte un code, unique dans l’établissement et repris dans les exports, et alimente le champ Mode de paiement à l’enregistrement d’un paiement. Un mode déjà utilisé ne peut plus être supprimé.
Option: Prestation ajoutée à une réservation en plus de la nuitée : petit-déjeuner, parking, animal, remise. Chaque option est rattachée à un produit de facturation. Deux réglages en commandent le calcul : Par personne, qui la facture par tête plutôt que par réservation, et Le prochain jour, qui la rattache au lendemain de la nuitée — le cas du petit-déjeuner, servi le matin suivant l’arrivée.
SKU: Référence d’une option, alimentée automatiquement en cas d’interface avec un channel manager. Elle ne se saisit pas à la main.
N° TVA: Numéro d’assujettissement de l’établissement, repris sur les factures.
Conditions de paiement: Délai de paiement affiché sur les factures.
Pied de page de facture: Bloc de texte imprimé en bas de chaque facture.
QR-facture: Facture suisse portant un QR-code de paiement, alimenté par l’IBAN de l’établissement.
Devise: Monnaie de facturation de l’établissement. Elle est fixée à la mise en route et n’est pas modifiable.
Garantie: Sécurité demandée au client à l’envoi d’un e-mail de réservation ou d’offre : aucune, paiement préautorisé, ou paiement immédiat par lien. Le champ Configuration de paiement de l’écran Établissement fixe la même exigence pour les réservations prises sur le moteur de réservation.
Paiement préautorisé: Garantie qui enregistre l”empreinte de carte en vue d’un paiement ultérieur. Aucun montant n’est bloqué sur la carte du client.
Empreinte de carte: Référence chiffrée d’une carte bancaire, conservée en vue d’un encaissement. Les données de carte ne sont ni lisibles ni stockées en clair dans Arhon : elles sont traitées par des partenaires certifiés — PCI Proxy, puis Saferpay de Worldline, Datatrans, ou Computop via Nexi.
Arrhes: Somme versée par le client avant son arrivée, enregistrée comme un paiement sans facture. Elle vient en déduction du solde du séjour, puis est rapprochée de la facture au moment de son émission.
Lettrage: Rapprochement d’une facture et du paiement qui la règle : un même numéro, porté par l’une et par l’autre, indique quel règlement solde quelle facture.
Encours clients: Sommes que les clients doivent encore à l’établissement, réservation par réservation : factures en attente de paiement, séjours partiellement réglés, arrhes qui ne couvrent pas le total. Elles se suivent sur l’écran Encours clients.
Commentaire: Texte libre saisi sur l’écran Établissement, section Paiement, et imprimé sur la facture.

Établissement et mise en route

Mise en route
Onboarding: Paramétrage initial réalisé par Arhon à l’ouverture d’un compte : catégories, plans tarifaires, produits de facturation, barème de taxe de séjour, interfaces. L’établissement reprend ensuite la main sur la gestion courante, mais la création et la suppression de la plupart de ces éléments restent du ressort d’Arhon — d’où les boutons grisés de plusieurs écrans.
Nombre de lits: Capacité totale de l’établissement, saisie sur l’écran Établissement. Elle sert au calcul du taux de lits utilisés dans les statistiques : une valeur erronée fausse l’indicateur, sans effet visible ailleurs.
Zone: Champ de l’écran Établissement qui indique le canton de l’établissement.

Chambres et inventaire

Chambre: Unité physique de l’établissement, identifiée par un numéro. Elle appartient toujours à une catégorie de chambre, qui porte, elle, les tarifs et les disponibilités : les réservations se prennent par catégorie, pas par numéro de chambre.
Inventaire: Périmètre des catégories comptées dans la capacité de l’établissement, commandé par la bascule est en inventaire.
Statut de la chambre: Occupation courante : Occupé en rouge, Disponible en vert. À distinguer du statut d’ouverture, qui porte sur la vente et non sur l’occupation.
État du nettoyage: État courant d’une chambre — Nettoyée, À nettoyer — modifiable depuis la liste des chambres comme depuis l’écran housekeeping.
ID Clé: Identifiant de la chambre dans une solution de gestion des clés, KeyCafe par exemple. Sans interface de ce type, le champ reste vide.

Taxe de séjour et tranches d’âge

Barème de la taxe de séjour

Table qui dit ce qui est dû, par personne et par nuit, selon la catégorie de chambre et l’âge du voyageur. Il alimente le précalcul affiché sur la réservation. Mis en place par Arhon à la mise en route d’après le règlement communal, il n’est ensuite touché qu’à l’occasion d’une modification de ce règlement.

Un changement de barème ne se traite pas en modifiant les lignes existantes : on leur pose une date de fin, puis on crée les nouvelles lignes avec leur date d’entrée en vigueur. Les séjours déjà facturés conservent ainsi le barème qui leur était applicable.

Catégorie de personne

Valeur portée par chaque ligne du barème de la taxe de séjour : ADULT, CHILD ou BABY.

Tranche d’âge

Découpage des voyageurs par âge. Arhon en gère deux pour les enfants, définies sur l’écran Établissement par Âge max. bébé — borne haute d’Enfant 1, incluse — et Âge max. enfant — borne haute d’Enfant 2, incluse. Au-delà, la personne compte comme adulte.

Ces deux bornes servent aux tarifs enfants. Elles sont indépendantes des tranches du barème de la taxe de séjour, qui se définissent ligne par ligne sur leur propre écran.

Déclarations obligatoires

eHESTA: Déclaration mensuelle des arrivées à l’Office fédéral de la statistique (OFS), en Suisse. Arhon en produit le fichier depuis le widget eHESTA.
BurNr
BUR-Nr: Betriebsnummer. Numéro d’établissement utilisé par la déclaration eHESTA. Communiqué par l’établissement, paramétré par Arhon. Un établissement qui exploite plusieurs types d’hébergement peut en avoir plusieurs : Arhon gère le multi-eHESTA.
Widget eHESTA: Widget du Tableau de bord qui affiche le BUR-Nr et propose un export du fichier eHESTA par mois.
Widget Police: Widget du Tableau de bord qui produit, pour une période, le fichier CSV des arrivées à transmettre à la police. Arhon le paramètre selon le canton de l’hébergement, à partir de l’identifiant police de l’établissement.

Statistiques

Taux d’occupation: Part des chambres disponibles effectivement vendues sur une période, en pourcentage. Écran Statistiques.
Prix moyen: Revenu moyen par chambre vendue sur une période. Écran Statistiques.
RevPAR: Revenue per available room : revenu par chambre disponible. Il équivaut au prix moyen multiplié par le taux d’occupation.
Taux de lits utilisés: Part des lits occupés sur une période, en pourcentage, calculée à partir du nombre de lits déclaré sur l’écran Établissement.
Durée moyenne du séjour: Nombre moyen de nuits par séjour sur une période.
Indice de fréquentation: Nombre moyen de personnes par chambre vendue sur une période : nombre de personnes divisé par le nombre de chambres vendues.
Séjour non défini: Nombre de réservations sans type de séjour, affiché sous les graphiques de l’écran Statistiques.
Origine de la réservation: Canal par lequel la réservation est arrivée : directe, OTA ou e-mail. L’écran Statistiques en donne la répartition, et celle de chaque plateforme de réservation.

Comptes, profils et sécurité

Utilisateur: Compte nominatif d’un collaborateur. Chaque personne dispose du sien : un compte partagé empêche de savoir qui a fait quoi, et rend la double authentification inopérante.
Profil: Ensemble des droits attribués à un utilisateur. Arhon en compte quatre, du plus restreint au plus étendu : Consultation, Réceptionniste hôtel, Administrateur hôtel, Super Administrateur hôtel.
Consultation: Profil en lecture seule, limité au widget housekeeping. Celui des personnes en charge du nettoyage des chambres.
Réceptionniste hôtel: Profil couvrant les tâches usuelles du front office : réservations, arrivées, départs, encaissements.
Administrateur hôtel: Profil couvrant le front office et le back office : paramétrage, tarifs, statistiques, facturation.
Super Administrateur hôtel: Profil disposant de tous les droits, dont la création et la suppression de comptes et la réouverture des chambres clôturées.
Double authentification
2FA
A2F: Sécurité qui ajoute au mot de passe un code temporaire à six chiffres, généré sur le smartphone du collaborateur, ou à défaut sur son ordinateur. Elle est liée au compte, pas au poste. À compter du 26 octobre 2026, elle est obligatoire sur tous les comptes et seule elle permet d’accéder à Arhon.
Application d’authentification: Application qui produit le code de la double authentification — Google Authenticator ou Microsoft Authenticator sur smartphone, extension Authenticator du navigateur sur ordinateur. Le code se renouvelle toutes les trente secondes, d’où la nécessité d’une horloge réglée sur automatique.
Secret pour configuration manuelle: Chaîne de caractères affichée sous le QR code, à saisir dans l”application d’authentification lorsque le scan est impossible. Conservée, elle permet de reconfigurer la double authentification sur un nouveau téléphone.
connect.arhon: Service qui adresse au collaborateur, dès la création de son compte, un e-mail contenant ses identifiants. Cet e-mail ne contient pas l’adresse du logiciel : elle lui est transmise à part.
Impersonate: Fonction réservée au Super Administrateur hôtel : se connecter temporairement sous le compte d’un autre utilisateur, pour voir Arhon tel qu’il le voit. Le bouton Exit ramène à son propre compte. Les opérations faites pendant ce temps sont enregistrées au nom du Super Administrateur hôtel qui a lancé l’impersonate.

Repères d’interface

Paramétrage établissement: Menu réunissant la configuration de l’établissement, dont le calendrier des disponibilités et des tarifs.
Calendrier des disponibilités et des tarifs: Écran unique des tarifs et des disponibilités, intitulé Calendrier : disponibilités - tarifs dans le menu. Il affiche une semaine, colonne par jour ; chaque catégorie de chambre y occupe un bloc — sa disponibilité et son statut, une ligne par plan tarifaire, puis les restrictions.
Widget: Bloc fonctionnel du tableau de bord, consacré à une tâche — le widget housekeeping, par exemple.
Housekeeping: Suivi du nettoyage des chambres. C’est le seul périmètre ouvert au profil Consultation.
Pastille: Étiquette colorée qui porte un état dans les tableaux : Ouvert en vert, Fermé en rouge.
Code: Identifiant court d’un élément de paramétrage — STD1 pour un plan tarifaire, CASH pour un mode de paiement. C’est lui qui est repris dans les exports, là où le libellé est ce que voit l’utilisateur.
Libellé: Nom affiché d’un élément. Sur les écrans qui le proposent, il se saisit par langue — allemand, français, italien, anglais : c’est ce texte que voit le voyageur sur ses documents et sur le moteur de réservation, d’où l’intérêt de renseigner les quatre.
Colonne Actions: Dernière colonne des listes de paramétrage. La loupe ouvre le détail, le crayon la modification, la corbeille supprime.
Bouton grisé: Action indisponible, pour l’une de deux raisons : elle est réservée à Arhon — création d’une catégorie de chambre, modification d’une configuration OTA —, ou l’élément a déjà servi et n’est plus supprimable. Un profil insuffisant produit le même effet.
Trier: Colonne qui fixe le rang d’affichage d’un élément dans les listes déroulantes et le calendrier. L’ordre suit cette valeur, jamais l’alphabet.
Filtrer les éléments: Panneau qui ouvre les listes de paramétrage. Il restreint l’affichage et permet, sur plusieurs écrans, d’enregistrer les filtres retenus.
E-Mail Hermes: Menu qui réunit tous les e-mails partis d’Arhon et porte le paramétrage des envois automatiques, dont le délai du check-in en ligne.
Front office: Ce qui se joue face au client : réservations, arrivées, départs, encaissements.
Back office: Ce qui se joue en arrière-plan : paramétrage, tarifs, facturation, statistiques.
Instructions: Entrée du menu d’Arhon qui ouvre cette documentation dans un nouvel onglet.