Facturer une entreprise

Quand utiliser cette procédure

Une société prend le séjour à sa charge : entreprise qui loge un collaborateur, agence, collectivité. La facture doit alors partir à son nom et à son adresse, et non à celui de la personne hébergée.

Le cas le plus courant n’est pas le plus simple : l’entreprise règle l’hébergement, mais laisse au client ses consommations personnelles — le restaurant, le bar, le minibar. Il faut donc deux factures sur la même réservation, l’une pour la société, l’autre pour le client.

C’est le champ Destinataire de la fenêtre de facturation qui fait la bascule.

Prérequis

• Une entreprise est liée à la réservation. Sans elle, le choix Entreprise n’a rien à désigner.

• Le séjour complet et à jour : chambres, options, taxe de séjour.

• Vous savez ce qui est à la charge de la société et ce qui reste au client.

Facturer la part de l’entreprise

1. Ouvrir la fenêtre de facturation

Sur la fiche de réservation, cliquez sur FACTURER / PAYER, dans la colonne de droite.

2. Choisir le mode

Cliquez sur FACTURER : une facture débiteur ne s’encaisse pas sur place, l’entreprise règlera selon ses délais.

3. Basculer le destinataire

Sous le champ Client, une bascule Destinataire propose Client ou Entreprise. Choisissez Entreprise.

Le champ Client ne change pas : il désigne toujours la personne hébergée. Ce que vous modifiez, c’est le nom qui figurera sur la facture.

4. Cocher ce qui est à la charge de la société

Dans l’arborescence, cochez la chambre et, s’il y a lieu, sa taxe de séjour. Laissez décochées les consommations qui restent au client.

5. Facturer

Cliquez sur Facturer, puis validez le brouillon par le bouton vert.

Facturer le reste au client

Rouvrez la fenêtre de facturation pour la seconde facture.

Cette fois, le client est présent et règle : cliquez sur FACTURER & PAYER, laissez le Destinataire sur Client, et cochez les lignes restantes — celles que l’entreprise n’a pas prises.

Renseignez le règlement dans Détails paiement, puis validez.

Le résultat

Deux factures cohabitent dans le bloc Facturation :

• celle de l’entreprise, qui porte son nom et, en dessous, celui de la personne hébergée — la société sait ainsi pour qui elle paie ;

• celle du client, lettrée avec son règlement.

Note

La facture de l’entreprise reste non lettrée tant que son virement n’est pas arrivé. C’est normal, et c’est ce qui la fera apparaître dans les encours clients.

Joindre la QR-facture

Sur la ligne de facture, la colonne Qr-Bill porte une case à cocher. Cochez-la pour que la QR-facture soit intégrée au PDF.

C’est le geste habituel pour une facture débiteur : la société reçoit un document qu’elle peut payer directement, sans ressaisir les coordonnées bancaires.

Envoyer la facture à l’entreprise

Une facture débiteur n’a d’intérêt que si elle part. Cliquez sur le bouton d’envoi, à droite de la ligne de facture.

La fenêtre Envoyer par e-mail s’ouvre.

Vérifiez le Destinataire — Entreprise pour la facture de la société, Client pour celle du séjour. Choisissez la Langue du message et ajoutez un Commentaire si besoin.

La bascule Mode de paiement propose Aucune garantie ou Paiement. Choisissez Paiement pour que l’email parte avec un lien de règlement.

Cliquez sur Valider.

Note

Le lien de paiement suppose que l’établissement dispose de l’option de paiement en ligne. Quand le destinataire règle par ce lien, le paiement est enregistré et rapproché tout seul : il se rattache à la facture et à la réservation, et les deux soldes se mettent à jour sans intervention.

Avertissement

L’envoi suppose une adresse email sur la fiche de l’entreprise. Sans elle, rien ne part.

Vérifications finales

• La facture de l’entreprise porte bien son nom, son adresse, et le statut Confirmée.

• Les lignes sont réparties comme convenu : rien à la charge de la société qui revienne au client, et réciproquement.

• La seconde facture couvre exactement le reste du séjour.

• La facture a été envoyée au bon destinataire.

Questions fréquentes

Le choix Entreprise ne propose rien	Aucune entreprise n’est liée à la réservation. Liez-la d’abord sur la fiche client.
L’entreprise prend tout en charge	Cochez toutes les lignes sur la facture Entreprise : une seule facture suffit alors.
Je me suis trompé de destinataire	Générez l’avoir et refacturez — voyez Annuler une facture. Le destinataire ne se modifie pas après coup.
L’entreprise a payé par virement	Enregistrez le règlement, puis rapprochez-le de sa facture — voyez Réaliser un lettrage.
La facture doit partir dans une autre langue	Choisissez-la dans le champ Langue de la fenêtre d’envoi.
La bascule Paiement est sans effet	L’établissement n’a pas l’option de paiement en ligne. L’email part alors sans lien de règlement.