Créer un modèle d’e-mail personnalisé

Quand utiliser cette procédure

Les e-mails envoyés à vos clients depuis Arhon — confirmation, offre, check-in en ligne, facture — reposent sur des modèles standard. Vous pouvez les copier et les adapter au ton de votre établissement : formulations, signature.

Le modèle d’origine n’est jamais touché. Vos modifications sont enregistrées dans une copie, rangée sous Modèles personnalisés, et c’est elle qui sera utilisée à l’envoi.

Prérequis

• Le texte que vous voulez obtenir, rédigé à l’avance de préférence.

• Le type d’e-mail concerné : chaque modèle correspond à un envoi précis.

Vérifier d’abord l’existant

Avant de copier quoi que ce soit, regardez ce que vous avez déjà.

Ouvrez le menu E-Mail Hermes, puis Modèles personnalisés, et cherchez un modèle pour le type d’e-mail voulu.

S’il en existe un, modifiez-le directement par l’icône crayon : inutile d’en créer un second. La corbeille, à côté, supprime un modèle devenu inutile.

Note

Deux modèles personnalisés pour le même type d’e-mail sèment la confusion : vous ne saurez plus lequel part. Modifiez l’existant plutôt que d’en ajouter un.

Étapes

1. Ouvrir la liste des modèles

Dans le menu E-Mail Hermes, cliquez sur Modèles d’e-mails et repérez celui que vous voulez adapter.

2. Copier pour personnaliser

Ouvrez le menu à trois points, à droite de la ligne, et choisissez Copier pour personnaliser.

Un message vert confirme la copie, qui apparaît aussitôt sous Modèles personnalisés.

3. Ouvrir la copie

Sous Modèles personnalisés, cliquez sur l’icône crayon du modèle que vous venez de copier.

4. Adapter le contenu

Modifiez l”objet et le texte : tournures, logo, signature, mentions propres à l’établissement.

Important

Ne touchez à rien entre les accolades. Les expressions comme {{ establishment.name }}, {{ customer.surname }} ou {{ booking.reference }} sont des champs dynamiques : Arhon les remplace à l’envoi par les vraies données — le nom de l’établissement, celui du client, le numéro de réservation. Modifié ou supprimé, le champ rend le modèle inopérant.

Vous pouvez en revanche déplacer un champ dynamique dans le texte, ou le retirer entièrement si l’information ne vous sert pas — à condition de retirer l’expression complète, accolades comprises.

5. Enregistrer

Cliquez sur Sauvegarder, en bas à droite. Le modèle personnalisé est actif immédiatement : le prochain e-mail de ce type partira avec votre version.

Le champ Bounce

Renseignez l”adresse e-mail de votre établissement dans le champ Bounce. C’est à cette adresse que partira la notification lorsqu’un envoi échoue.

Note

Un bounce est un e-mail qui revient en échec : le serveur du destinataire l’a refusé et le message n’a pas été distribué.

Deux causes très différentes se cachent derrière le mot.

Le hard bounce est définitif : l’adresse n’existe pas, ou plus. Faute de frappe à la saisie, boîte fermée, domaine supprimé. Renvoyer le message ne sert à rien — l’adresse est à corriger sur la fiche client.

Le soft bounce est temporaire : boîte pleine, serveur momentanément indisponible, message trop volumineux. Un nouvel envoi plus tard a des chances d’aboutir.

Avertissement

Un bounce ne veut pas dire que le client n’a pas répondu : il veut dire qu’il n’a rien reçu. Avant de relancer par téléphone, vérifiez l’adresse — c’est souvent une lettre manquante saisie à la réservation.

L’option Se désinscrire

Activée sur un modèle personnalisé, cette option offre au destinataire de l’e-mail la possibilité de cocher Se désinscrire, c’est-à-dire de ne plus recevoir les newsletters de votre établissement.

Sa fiche client est mise à jour automatiquement : lors de votre prochain envoi de newsletter, ce destinataire n’en fera pas partie.

Vérifications finales

• Le modèle figure bien sous Modèles personnalisés, et pas en double.

• Tous les champs entre accolades sont intacts.

• L’objet a été adapté, pas seulement le corps du message.

• Le champ Bounce contient l’adresse de l’établissement.

• Sur un modèle de newsletter, l’option Se désinscrire est active.

• Un envoi de test est parti et s’affiche comme vous l’attendiez.

Questions fréquentes

J’ai modifié le mauvais modèle	Supprimez la copie par la corbeille : le modèle standard, lui, n’a jamais été touché.
Le modèle personnalisé ne part pas	Vérifiez qu’il correspond bien au type d’e-mail envoyé, et qu’il a été sauvegardé.
Un champ dynamique s’affiche tel quel dans l’e-mail reçu	Son expression a été altérée. Comparez-la au modèle standard et rétablissez-la.
Je n’ai jamais été averti d’un échec d’envoi	Le champ Bounce est probablement vide. Renseignez-y l’adresse de l’établissement.
Faut-il un lien de désinscription sur une confirmation	Non. Il ne concerne que les envois commerciaux, pas les messages liés à un séjour en cours.
Je veux revenir au texte d’origine	Supprimez le modèle personnalisé : Arhon reprend automatiquement le modèle standard.