Rechercher, créer, modifier un client à la réservation

Quand utiliser

À chaque fois qu’un client doit être rattaché à une réservation. C’est le moment habituel de la création d’une fiche : la base client se construit au fil des réservations. Une création anticipée reste possible depuis le menu Réservation > Client — même formulaire, mêmes champs — par exemple pour préparer les participants d’un groupe.

La recherche par nom et prénom précède toujours la création. C’est elle qui garantit une base client sans doublon : un voyageur qui revient est retrouvé, pas recréé.

Prérequis

Une réservation ouverte. Tous les statuts sont concernés : offre, réservation, annulation, clôturée.
Le nom et le prénom du client.
En cas de création de fiche, les coordonnées complètes : adresse postale, pays, téléphone, adresse e-mail, assujettissement à la taxe de séjour. Ce sont elles qui alimentent ensuite les documents, les déclarations et les notifications e-mail envoyées à vos clients.

Étapes

Rattacher un client existant

Dans la réservation, dépliez la section Coordonnées du client et saisissez les premières lettres du nom dans le champ Nom, Prénom. La liste des fiches correspondantes s’affiche et se réduit à mesure que vous tapez.
Cliquez sur le client voulu. Sa fiche s’affiche : civilité et nom, nationalité, adresse e-mail, et l’application de la taxe de tourisme. Le nom apparaît également dans le titre de la réservation, en haut de l’écran.
Cliquez sur Sauvegarder.

Modifier une fiche rattachée

Le bouton Modifier le client rouvre le formulaire de la fiche, pré-rempli. Corrigez ou complétez les informations, puis Sauvegarder. La correction porte sur la fiche elle-même, et non sur cette seule réservation.

Corriger un client rattaché par erreur

Cliquez sur l’icône corbeille, à droite du bouton Modifier le client. Le client est détaché de la réservation.

Avertissement

Le changement de client ne modifie pas les documents déjà émis. Une facture, un paiement, un avoir ou un remboursement généré avant la correction reste au nom du client initial.

Si une facture et un paiement ont déjà été créés, procédez dans cet ordre : générez l’avoir de la facture et l’annulation du paiement selon la procédure prévue, supprimez le client, puis recherchez ou créez le bon client avant de refacturer et d’encaisser.
Le champ de recherche réapparaît. Saisissez le nom du bon client.
Si aucune fiche ne correspond, cliquez sur + Nouveau client.
Renseignez le formulaire. Le Nom et le Prénom, signalés par un astérisque rouge, sont obligatoires, mais complétez tous les champs utiles au séjour : adresse postale, pays, téléphone, adresse e-mail, assujettissement à la taxe de séjour.
Cliquez sur Sauvegarder. La fiche est créée, rattachée à la réservation, et proposée lors des recherches suivantes.

Les champs de la fiche

Champ	À quoi il sert
Civilité	Alimente les formules d’appel des e-mails et des documents.
Nom, Prénom	Obligatoires. Servent de clé de recherche : c’est sur eux que se fait le rapprochement avec une fiche existante.
Date et pays de naissance	Utilisés par les déclarations légales.
Adresse postale et pays	Repris sur les factures.
Téléphone, adresse e-mail	L’adresse e-mail conditionne l’envoi des notifications : confirmation, check-in en ligne, facture.
Taxe de séjour	Détermine si le séjour y est assujetti ou exonéré.

Vérifications finales

Le nom du client apparaît dans la section Coordonnées du client et dans le titre de la réservation.
Une nouvelle recherche sur ce nom ramène une seule fiche, et non deux.
L’adresse e-mail est correcte : c’est elle qui portera les notifications.
Si des documents avaient déjà été émis, vérifiez à quel nom ils sont établis.

Questions fréquentes

Question	Réponse
Pourquoi chercher avant de créer ?	Pour éviter les doublons. Une fiche unique par client, c’est un historique complet — réservations, factures, e-mails — au lieu d’un historique éclaté sur plusieurs fiches portant le même nom.
Le client n’apparaît pas alors qu’il est déjà venu.	Vérifiez l’orthographe et essayez le nom seul, sans le prénom. Une graphie différente lors du premier séjour suffit à faire manquer la correspondance.
Peut-on créer les clients à l’avance ?	Oui, depuis le menu Réservation > Client. C’est utile pour un groupe dont vous connaissez les participants avant leur arrivée.
Une facture est au nom du mauvais client.	Le rattachement corrigé ne la modifie pas. Générez l’avoir et l’annulation du paiement, changez le client, puis refacturez au bon nom.