Annuler une facture
Quand utiliser cette procédure
Une facture confirmée porte un numéro et une date : elle est entrée dans la numérotation comptable et ne se supprime pas. L’annuler passe donc par un avoir, une facture négative du même montant qui vient l’effacer.
Les cas courants : erreur de destinataire, erreur de montant ou de lignes facturées, séjour finalement annulé, ou facture établie en double.
Une fois l’avoir émis, rien n’empêche de refacturer correctement.
Note
Si la facture est encore au statut Brouillon, il n’y a pas d’avoir à faire : supprimez-la par la corbeille rouge et recommencez. Rien n’est engagé tant qu’elle n’est pas validée.
Prérequis
La facture concernée est au statut Confirmée.
Aucun avoir n’a déjà été généré sur elle.
Étapes
1. Ouvrir le menu d’annulation
Dans le bloc Facturation de la fiche de réservation, repérez la ligne de la facture. Cliquez sur le bouton d’actions, au milieu des trois boutons de la colonne Actions.
Un menu s’ouvre, avec deux entrées : Générer un avoir et Annuler la facture.
Note
Les deux entrées font la même chose : l’une comme l’autre créent l’avoir. Choisissez celle qui vous parle, le résultat est identique.
2. Contrôler le brouillon d’avoir
Une nouvelle ligne apparaît sous la facture, au statut Brouillon, sans numéro ni date, et pour un montant négatif égal à celui de la facture.
Comme tout brouillon, elle porte trois actions : la consulter, la valider par le bouton vert, ou la supprimer par la corbeille rouge.
C’est le moment de vérifier que vous annulez bien la bonne facture : contrôlez le destinataire et le montant.
3. Valider l’avoir
Cliquez sur le bouton vert. L’avoir prend son propre numéro, sa date et le statut Confirmée.
Important
La facture d’origine reste affichée, avec son numéro et son montant : c’est voulu, la piste comptable doit rester lisible. Les deux lignes se lisent ensemble — la facture, puis l’avoir qui l’annule.
Ce qui change, et ce qui ne change pas
La facture d’origine ne propose plus que deux boutons, imprimer et envoyer par email : le bouton d’actions a disparu. Une facture annulée ne peut pas recevoir un second avoir.
L’avoir s’imprime et s’envoie comme une facture, par ses propres boutons. Si la facture d’origine était partie chez le client, envoyez-lui l’avoir : c’est la pièce qui justifie l’annulation de son côté aussi.
Le récapitulatif du séjour n’est pas modifié. Le solde à payer, dans la colonne de droite, suit les encaissements et non la facturation : émettre une facture ne le fait pas bouger, générer un avoir non plus. L’annulation ne se lit que dans le bloc Facturation.
Le paiement n’est pas touché. L’avoir annule la facture, pas l’encaissement. Le règlement s’annule séparément, par la croix rouge de sa ligne.
Refacturer après l’avoir
Quand la facture doit être refaite, l’ordre compte :
Générer l’avoir, comme ci-dessus.
Annuler le paiement par la croix rouge de la ligne Paiements.
Reprendre la procédure de facturation depuis le début — Créer une facture si le règlement est encaissé, Facturer pour paiement ultérieur sinon.
Vérifications finales
L’avoir porte un numéro, une date et le statut Confirmée.
Son montant est bien négatif et égal à celui de la facture annulée.
Le destinataire de l’avoir est celui de la facture d’origine.
Si le séjour doit rester facturé, le paiement a été annulé et la nouvelle facture établie.
Questions fréquentes
Puis-je simplement supprimer la facture |
Non. Une facture confirmée porte un numéro comptable et reste dans le système. Seul l’avoir l’annule. |
|---|---|
Quelle différence entre les deux entrées du menu |
Aucune. Générer un avoir et Annuler la facture produisent le même avoir. |
Je me suis trompé, l’avoir n’est pas encore validé |
Supprimez le brouillon par la corbeille rouge. Rien n’est engagé. |
Je me suis trompé, l’avoir est validé |
Il est définitif, comme la facture. Refacturez ce qui doit l’être. |
Le total et le solde du séjour n’ont pas bougé |
C’est normal : le solde suit les encaissements, pas la facturation. Il ne bougera qu’à l’annulation du paiement. |
Le client avait payé et doit être remboursé |
L’avoir ne suffit pas : annulez aussi le règlement par la croix rouge de la ligne de paiement. |
La facture était déjà partie par email |
Envoyez l’avoir au client par le bouton d’envoi de sa ligne. |