Réaliser un lettrage

Qu’est-ce que le lettrage

Lettrer, c’est déclarer que tel règlement solde telle facture. Le logiciel donne alors un numéro commun aux lignes rapprochées, et ce numéro s’affiche dans la colonne Lettrage de la facture comme des paiements.

Sans lui, la comptabilité voit des factures d’un côté, des encaissements de l’autre, sans savoir lesquels se répondent. Avec lui, chaque facture sait par quoi elle a été payée — c’est ce qui rend possible le suivi des encours et le rapprochement bancaire.

Le lettrage se fait souvent tout seul : facturer et encaisser d’un même geste, ou cocher les arrhes au moment de facturer, produit le numéro sans rien demander. Cette recette traite des cas où il faut le faire à la main : un séjour réglé en plusieurs fois, un paiement enregistré avant sa facture, un règlement à répartir.

Prérequis

• Une facture confirmée sur la réservation.

• Un ou plusieurs paiements enregistrés, non encore lettrés.

Étapes

1. Cocher la facture

Dans le bloc Facturation, cochez la case de la colonne Lettrage sur la ligne de la facture.

2. Cocher les paiements

Cochez de la même façon les paiements à rapprocher de cette facture. Plusieurs règlements peuvent être cochés ensemble : un séjour payé en trois fois se lettre en une seule opération.

3. Contrôler la sélection

Un bandeau apparaît entre les deux blocs, intitulé Sélection courante. Il totalise ce que vous avez coché : le montant des factures, celui des paiements, et le solde entre les deux.

C’est le contrôle à faire avant de valider : un solde à zéro annonce un lettrage soldé, un solde non nul un lettrage partiel.

4. Lettrer

Cliquez sur le bouton vert Lettrer.

Les cases se décochent et un numéro de lettrage apparaît à côté de chacune des lignes rapprochées.

5. Sauvegarder

Cliquez sur Sauvegarder, le bouton vert de la colonne de droite.

Important

Cette étape n’est pas facultative. Tant que la réservation n’est pas sauvegardée, le lettrage n’est qu’une proposition à l’écran : il n’est pas enregistré, et quitter la fiche le perd.

Une fois sauvegardé, les parenthèses et les cases disparaissent, et toutes les lignes rapprochées portent bien le même numéro.

Le lettrage partiel

Rien n’oblige à ce que les montants s’équilibrent. Sur l’exemple ci-dessus, la facture de 185 francs est lettrée avec 175 francs de règlements : le lettrage existe, mais il ne solde pas la facture, et 10 francs restent dus.

C’est une situation normale et fréquente — le client a payé sa chambre mais pas encore sa taxe de séjour, les arrhes ne couvrent qu’une partie du séjour. Le lettrage se complétera quand le reste arrivera.

Compléter un lettrage partiel

Enregistrez le règlement manquant par la tuile PAYER, comme pour tout encaissement.

Cochez ensuite la facture et l’ensemble des paiements, y compris ceux déjà lettrés. Le bandeau Sélection courante doit afficher un solde à zéro.

Cliquez sur Lettrer, puis sur Sauvegarder.

Les trois paiements et la facture portent maintenant le même numéro, en vert : le lettrage est soldé.

Le code couleur

La couleur du numéro de lettrage dit si le rapprochement est soldé.

En vert, il l’est : les factures et les règlements qui portent ce numéro s’équilibrent, il n’y a plus rien à faire.

En rouge, le lettrage est partiel : ce qui porte ce numéro ne se compense pas, un solde reste ouvert. Ce n’est pas une erreur — c’est l’état normal d’un séjour partiellement réglé — mais un numéro rouge qui subsiste après le départ du client mérite un coup d’œil.

Note

Avant sauvegarde, les lignes peuvent porter des numéros différents et s’afficher en rouge : le rapprochement n’est pas encore établi. C’est en cliquant sur Sauvegarder que le lettrage s’opère. Elles portent alors toutes le même numéro — c’est lui qui fait l’association —, en rouge ou en vert selon que le rapprochement est partiel ou soldé.

Vérifications finales

• La réservation a été sauvegardée après le lettrage.

• La facture et les paiements portent le même numéro, affiché en vert.

• Le bandeau Sélection courante, quand vous cochez l’ensemble, affiche un solde à zéro.

• Le solde à payer de la réservation correspond à ce qui reste réellement dû.

Questions fréquentes

Quand faut-il lettrer à la main	Quand le rapprochement ne s’est pas fait tout seul : paiement enregistré avant sa facture, séjour réglé en plusieurs fois, règlement à répartir.
Puis-je lettrer plusieurs paiements ensemble	Oui. Cochez-les tous avec la facture : le bandeau totalise la sélection.
Le numéro reste en rouge après sauvegarde	Le lettrage est partiel : il manque un règlement, ou un montant a été rapproché à tort. Vérifiez le bandeau Sélection courante.
Les lignes portent des numéros différents	C’est l’état d’avant sauvegarde. Sauvegardez : elles se rejoignent sur un numéro commun.
Puis-je lettrer une facture qui n’est pas entièrement payée	Oui, c’est le lettrage partiel. Il se complétera à l’arrivée du solde.
Le lettrage s’est fait tout seul	C’est le cas normal quand on facture et encaisse ensemble, ou qu’on coche les arrhes en facturant. Cette recette ne sert qu’aux autres cas.