Créer une réservation groupe ou long séjour

Quand utiliser cette procédure

Dès qu’un séjour porte sur plusieurs chambres d’une même catégorie, ou sur une longue période : un groupe, un séminaire, une équipe, un chantier logé plusieurs semaines.

La différence avec une réservation ordinaire est le contingent : vous ne choisissez pas des chambres une à une, vous demandez un nombre de chambres par catégorie. Arhon attribue les numéros disponibles.

Note

Un séjour peut mélanger plusieurs catégories : autant de blocs que de catégories, chacun avec ses dates, son contingent et ses services.

Prérequis

• Les dates du séjour.

• Le nombre de chambres voulu par catégorie, et le nombre d’occupants par chambre.

• Le tarif convenu, s’il s’écarte du tarif standard.

• Le client, dont la fiche existe déjà ou sera créée.

Étapes

1. Ouvrir le formulaire

Sur le calendrier, cliquez sur + réservation groupe ou long séjour, en haut à droite.

2. Définir la période

Saisissez la date d’arrivée puis la date de départ du premier bloc.

3. Choisir la catégorie et le contingent

Sélectionnez la Chambre, c’est-à-dire la catégorie. Arhon affiche alors le nombre de disponibilités pour cette catégorie sur toute la période. Renseignez le Nb chambres voulu.

Avertissement

Le nombre affiché en disponibilités vaut pour la période entière. Une catégorie occupée ne serait-ce qu’une nuit au milieu du séjour n’est pas comptée : le contingent est garanti d’un bout à l’autre.

4. Renseigner les occupants

Indiquez le nombre d”Adultes, d”Enfants et de Bébés par chambre. Le maximum admis par la catégorie est rappelé au-dessus de chaque champ.

5. Ajuster le tarif

Le Plan tarifaire détermine le prix par nuit, rappelé entre parenthèses. Le champ Modifier le prix par nuit permet de lui substituer le tarif négocié avec le groupe.

6. Ajouter les services

Cliquez sur + Ajouter un service et renseignez la ligne : le Service, sa Date, la Quantité et le Prix unitaire. La colonne Total se calcule aussitôt.

Cochez Séjour pour un service dû chaque nuit ; laissé décoché, il n’est compté qu’à la date indiquée.

Note

Quantité et prix unitaire s’entendent par chambre. Un service à 30.00, quantité 6, sur un bloc de 10 chambres, donne 1800.00. Coché Séjour, le montant est encore multiplié par le nombre de nuits.

7. Ajouter les autres catégories

Cliquez sur + Ajouter une chambre, en bas du formulaire : un nouveau bloc apparaît, avec ses propres dates, sa catégorie, son contingent et ses services. Répétez pour chaque catégorie du séjour.

La corbeille placée au-dessus de chaque bloc le supprime.

8. Sauvegarder

Cliquez sur Sauvegarder.

9. Rattacher le client

La fiche de réservation s’ouvre, chaque chambre du contingent y figurant comme une ligne distincte, avec son numéro. Dans Coordonnées du client, saisissez les premières lettres du nom et choisissez la fiche, puis cliquez de nouveau sur Sauvegarder.

10. Contrôler le récapitulatif

Le bloc de droite affiche le montant total, les taxes de séjour à facturer, le solde à payer, et le décompte du séjour : nuits, chambres, personnes.

Vérifications finales

• Le nombre de chambres correspond, catégorie par catégorie.

• Le nombre de personnes annoncé par le récapitulatif correspond au groupe.

• Le prix par nuit est celui qui a été négocié, sur chaque bloc.

• Les services sont présents avec le bon total, et la case Séjour est cochée ou non selon ce qui a été convenu.

• Le client est rattaché à la réservation.

Questions fréquentes

Les disponibilités affichent moins de chambres que prévu	Une chambre occupée une seule nuit de la période sort du contingent. Découpez le séjour en deux blocs de dates, ou complétez avec une autre catégorie.
Le groupe a des occupations différentes selon les chambres	Les occupants se saisissent par chambre, pour tout le bloc. Créez un bloc par configuration : trois chambres à deux adultes, deux chambres à un adulte.
Il faut retirer une chambre après coup	Ouvrez la réservation et supprimez la ligne concernée, comme dans toute réservation.
Le tarif négocié diffère selon les catégories	Chaque bloc a son propre champ Modifier le prix par nuit.
Une catégorie arrive plus tard que les autres	Donnez à son bloc ses propres dates : elles n’ont pas à coïncider avec celles des autres blocs.