Envoyer un email de réservation, d’offre, d’annulation ou de check-in en ligne

Quand utiliser

Chaque fois que le client doit recevoir un message lié à son séjour : confirmation d’une réservation, envoi d’une offre, invitation au check-in en ligne, notification d’annulation. Les envois partent de la réservation elle-même, et le modèle d’e-mail est choisi par Arhon en fonction du statut.

Note

L’envoi se fait toujours par un clic de votre part : aucun message ne part automatiquement. Seule exception, l’e-mail de check-in en ligne : si l’option est active sur votre compte, il part automatiquement selon le délai paramétré avant l’arrivée. Voir le chapitre Check-in et le menu E-Mail Hermes.

Prérequis

• Une réservation avec un client rattaché, disposant d’une adresse e-mail.

• Statuts concernés : réservation, offre, annulation. Pour l’envoi d’une facture, voir le chapitre Facturation et paiements.

Étapes

Notifier une réservation ou une offre

1. Dans la réservation, cliquez sur Envoyer email réservation ou offre. Le bouton est le même dans les deux cas : Arhon détermine le modèle à envoyer selon le statut de la réservation — offre ou confirmée.

   

2. Choisissez la Langue du message. Le champ est obligatoire.

3. Ajoutez si besoin un Commentaire. Le message repose sur le modèle préparé par l’établissement, mais ce champ permet d’y ajouter un mot propre à ce séjour, qui apparaîtra dans l’e-mail reçu par le client.

4. Sélectionnez une garantie :

   • Aucune garantie : le message ne demande rien au client.

   • Paiement préautorisé : le message contient un lien de paiement qui enregistre l’empreinte de la carte, en vue d’un paiement ultérieur.

   • Paiement : le message contient un lien de paiement immédiat.

   Note

   Les données de carte ne sont ni lisibles ni stockées en clair dans Arhon. Elles sont chiffrées et traitées par des partenaires certifiés : PCI Proxy, puis Saferpay de Worldline, Datatrans, ou Computop via Nexi.

   Une garantie ne bloque aucun montant sur la carte du client.

   Le fonctionnement du lien de paiement est décrit dans la recette Paiement en ligne, au chapitre Facturation et paiements.

5. Laissez Détail par chambre activé pour que le message reprenne le détail chambre par chambre, ou désactivez-le pour n’envoyer que le récapitulatif.

6. Cliquez sur Valider.

Inviter au check-in en ligne

7. Cliquez sur Envoyer email check-in en ligne. Une fenêtre de confirmation s’ouvre.

   

   Note

   Si un e-mail de check-in en ligne a déjà été envoyé, un message vert le signale. Ce n’est pas un blocage : vous pouvez renvoyer le message, par exemple si le client ne l’a pas reçu.

8. Cliquez sur Valider.

Notifier une annulation

9. Passez d’abord le statut de la réservation à Annulée, en haut de l’écran.

   

10. Le bouton Envoyer un email d’annulation apparaît alors en rouge dans la colonne de droite. Cliquez dessus pour notifier le client.

Envoyer une facture

Note

L’envoi d’une facture par e-mail ne se fait pas depuis ces boutons, mais depuis la facture elle-même. Voir le chapitre Facturation et paiements.

Retrouver les e-mails envoyés

11. Chaque e-mail envoyé est conservé sur la fiche du client. Cliquez sur l’icône orange historique, à droite de la fiche. Les envois sont également consultables depuis le menu E-Mail Hermes.

    

12. Ouvrez l’onglet Emails. La liste indique le sujet, le nombre de destinataires, la date d’envoi et le statut de chaque message. Dans la colonne Actions, la loupe ouvre le message et la corbeille le supprime.

    

Vérifications finales

• L’e-mail apparaît dans l’onglet Emails de la fiche client, au statut Envoyé.

• La langue du message correspond à celle du client.

• Pour une annulation, le statut de la réservation est bien Annulée avant l’envoi.

Questions fréquentes

Question	Réponse
Faut-il un bouton différent pour une offre et pour une réservation ?	Non. Le bouton est identique ; c’est le statut de la réservation qui détermine le modèle envoyé.
Le bouton d’annulation n’apparaît pas.	Le statut n’est pas encore passé à Annulée. Changez-le d’abord.
Le client dit ne pas avoir reçu le lien de check-in en ligne.	Renvoyez-le : le message vert signalant un envoi antérieur n’empêche pas un nouvel envoi.
Y a-t-il une limite au nombre d’e-mails envoyés ?	Non. Vous pouvez renvoyer un message autant de fois que nécessaire, sans quota.
Une garantie retient-elle de l’argent sur la carte du client ?	Non. Elle enregistre l’empreinte de la carte en vue d’un paiement ultérieur, sans bloquer de montant.
Où voir ce qui a été envoyé à un client sur toute son histoire ?	Dans l’onglet Emails de sa fiche, ou depuis le menu E-Mail Hermes.