Facturer après avoir encaissé un paiement ou des arrhes

Quand utiliser cette procédure

Un règlement a déjà été encaissé sans facture — des arrhes, un prépaiement, le solde d’un séjour — et vient le moment d’établir la facture.

L’ordre est toujours le même : le paiement est enregistré d’abord, la facture vient ensuite, et c’est en la créant qu’on rapproche les deux. La fenêtre de facturation propose les paiements déjà enregistrés ; vous cochez ceux qui se rapportent à cette facture.

C’est ce rapprochement qui produit le lettrage : un même numéro porté par la facture et par le paiement, qui dira plus tard quel règlement solde quelle facture.

Si aucun paiement n’a encore été encaissé, ce n’est pas cette procédure : voyez Créer une facture ou Facturer pour paiement ultérieur.

Prérequis

• Au moins un paiement enregistré sur la réservation, non encore rapproché.

• Le séjour complet et à jour : chambres, options, tarifs.

Étapes

1. Ouvrir la fenêtre de facturation

Sur la fiche de réservation, cliquez sur FACTURER / PAYER, dans la colonne de droite.

2. Choisir le mode

Cliquez sur FACTURER.

3. Vérifier le destinataire

Le champ Client reprend le client de la réservation. Changez-le si la facture part chez un tiers.

4. Choisir ce qui est facturé

Le détail du séjour s’affiche sous Réservation. Cochez les lignes à facturer.

5. Cocher le paiement à rapprocher

Sous les lignes, un bloc Paiements déjà effectués liste les règlements enregistrés sur la réservation : mode, date, montant.

Cochez la case Arrhes du règlement qui se rapporte à cette facture.

Note

Ne cochez que ce qui concerne la facture en cours. Les arrhes destinées à un autre séjour, ou à une facture qui viendra ensuite, se laissent décochées : elles resteront disponibles pour la prochaine facturation.

6. Facturer

Cliquez sur Facturer, puis validez le brouillon par le bouton vert, comme pour toute facture.

7. Contrôler le lettrage

La facture et le paiement portent désormais le même numéro de lettrage, dans la colonne du même nom. C’est la preuve que le rapprochement a bien eu lieu.

Dans le récapitulatif, le Total prépayé disparaît : le règlement n’est plus en attente, il solde une facture.

Vérifications finales

• La facture porte un numéro, une date et le statut Confirmée.

• Le paiement et la facture affichent le même lettrage.

• Le solde à payer correspond à ce qui reste dû, zéro si les arrhes couvraient tout.

• Les règlements qui ne concernaient pas cette facture sont restés non lettrés.

Questions fréquentes

J’ai oublié de cocher le paiement	La facture est établie sans lui et le règlement reste non lettré. Générez l’avoir, puis refacturez en cochant cette fois le paiement.
Les arrhes ne couvrent qu’une partie du séjour	Cochez-le quand même : la facture reste au montant facturé et le solde affiche la différence.
Plusieurs arrhes ont été versées	Cochez toutes les lignes qui se rapportent à cette facture.
Le paiement n’apparaît pas dans la liste	Il est déjà rapproché d’une autre facture, ou il a été annulé. Vérifiez le bloc Paiements de la réservation.
À quoi sert le lettrage	À retrouver, au rapprochement comptable, quel règlement solde quelle facture.