Suivre les encours clients

Quand utiliser cette procédure

L’écran Encours clients rassemble en une vue les sommes que les clients doivent encore à l’établissement, réservation par réservation.

Il liste celles dont le solde n’est pas à zéro — factures débiteur en attente de virement, séjours partiellement réglés, les arrhes qui ne couvrent pas le total. C’est l’écran de suivi des réservations impayées.

Ouvrir l’écran

Dans le menu de gauche, ouvrez Facturation, puis Encours clients.

La période du rapport

Deux champs, de et à, délimitent la période prise en compte.

Important

Par défaut, la date de début est celle de la création du compte Arhon de l’établissement : le rapport porte donc sur la totalité de l’historique. Restreignez la période si vous ne voulez que les encours récents.

La date de fin, elle, ne sert pas seulement à borner la liste : c’est elle qui partage le séjour entre ce qui est réalisé et ce qui ne l’est pas encore. Voyez la colonne Montant à venir ci-dessous.

Les deux champs Montant total et Montant à venir, à gauche, filtrent sur les sommes — un opérateur et une valeur — pour isoler par exemple les encours au-dessus d’un certain seuil.

Cliquez sur le bouton de validation, à droite de la période, pour appliquer.

Lire les totaux

Le bandeau en tête récapitule la période affichée :

• Total encours clients : ce qui a été facturé.

• Total des paiements : ce qui a été encaissé.

• Solde : la différence, donc ce qui reste dû.

• Montant total à venir : le chiffre d’affaires des nuitées pas encore consommées.

Lire le tableau

Chaque réservation occupe deux lignes : sa référence, l’hôte et les dates sur la première, le détail du séjour et son montant total sur la seconde.

Solde est le montant dû sur cette réservation.

Montant à venir est le chiffre d’affaires pas encore réalisé : les nuitées qui tombent après la date de fin du rapport. Sur l’exemple, un séjour du 1er septembre au 1er octobre affiche 30 francs de montant total et 120 francs à venir, parce que le rapport s’arrête au 6 septembre : seules les premières nuits sont consommées, le reste viendra.

Note

Les deux colonnes ne disent donc pas la même chose. Le solde est une créance, exigible aujourd’hui. Le montant à venir est une prévision, qui n’est encore ni dû ni facturable.

Ouvrir une réservation

Chaque référence de la première colonne est un lien : cliquez dessus pour ouvrir la réservation correspondante et traiter le solde — enregistrer un paiement, lettrer, relancer.

Exporter

Le bouton Exporter, en haut à droite, propose deux formats : Excel pour retravailler les chiffres, Export PDF pour un document à transmettre ou à archiver.

Vérifications finales

• La période affichée est bien celle que vous vouliez : la date de début par défaut remonte à la création du compte.

• Le solde du bandeau correspond à la différence entre encours et paiements.

• Les réservations à solde non nul ont été traitées ou identifiées pour relance.

Questions fréquentes

Le total me paraît énorme	La période par défaut couvre tout l’historique du compte. Resserrez les dates.
Une réservation soldée apparaît quand même	Vérifiez son lettrage : un règlement non rapproché laisse le solde ouvert — voyez Réaliser un lettrage.
À quoi sert le montant à venir	À voir le chiffre d’affaires déjà engagé mais pas encore réalisé. Ce n’est pas une créance.
Comment relancer une entreprise	Ouvrez la réservation par sa référence, puis renvoyez la facture par email — voyez Facturer une entreprise.
Je veux le détail dans un tableur	Utilisez Exporter > Excel.