Facturer pour paiement ultérieur

Quand utiliser cette procédure

La facture débiteur : le séjour est facturé à une entreprise, une agence ou une collectivité qui règlera à réception, selon ses propres délais.

Le règlement encore indéterminé : le client part sans payer, ou le mode de paiement n’est pas arrêté au moment d’établir la facture.

Dans les deux cas, la facture existe et le solde reste ouvert. Le règlement s’enregistrera plus tard, quand il arrivera.

Si le client paie sur place ou a déjà payé en ligne, c’est la recette Créer une facture et son paiement qu’il faut suivre.

Avertissement

Avant de commencer, regardez le bloc Facturation, en bas de la fiche. Si un brouillon y figure déjà, supprimez-le.

Prérequis

• La réservation vérifiée : check-in effectué, options à jour.

• La fiche du destinataire, avec son adresse email si la facture doit lui être envoyée par email.

Étapes

1. Ouvrir la fenêtre de facturation

Sur la fiche de réservation, cliquez sur Facture / Paiement, dans la colonne de droite.

2. Choisir le mode

Trois tuiles s’affichent. Cliquez sur FACTURER.

3. Choisir le client à facturer

Le champ Client propose les personnes pour lesquelles un check-in a été effectué. Choisissez celle qui doit recevoir la facture.

4. Choisir ce qui est facturé

Le détail du séjour s’affiche en arborescence sous Réservation : chaque chambre avec son montant, et sa taxe de séjour en dessous. Cochez ce qui doit figurer sur la facture.

Note

Tout n’est pas obligé de partir sur la même facture. Décocher une chambre permet de facturer séparément — utile quand une entreprise prend l’hébergement à sa charge et laisse les extras au client.

5. Générer le brouillon

Cliquez sur Facturer.

6. Contrôler le brouillon

Une ligne apparaît dans le bloc Facturation, au statut Brouillon, sans numéro ni date. Trois actions l’accompagnent : la consulter, la valider par le bouton vert, ou la supprimer par la corbeille rouge.

C’est le moment de tout relire — destinataire, lignes, montant.

Note

Un brouillon ne vaut rien comptablement : ni numéro, ni date, et il se supprime sans laisser de trace. Tant qu’il n’est pas validé, rien n’est engagé. C’est tout l’intérêt de ce parcours par rapport à la facturation avec encaissement, qui confirme d’emblée.

7. Valider

Cliquez sur le bouton vert. La facture prend un numéro, une date et le statut Confirmée.

La colonne Lettrage reste vide : elle se remplira du numéro qui associera cette facture au règlement, le jour où il sera enregistré.

Joindre un QR-facture suisse

La ligne de facture porte une case Qr-Bill. Cochez-la pour que la facture soit accompagnée du QR-code de paiement suisse, celui que le débiteur scanne depuis son application bancaire pour régler sans ressaisir les coordonnées.

C’est particulièrement utile ici : une facture réglée plus tard est envoyée par email au destinataire, qui doit pouvoir la payer sans effort.

Les actions disponibles ensuite

Trois boutons accompagnent la ligne de facture.

Imprimer produit la facture au format PDF.

Générer l’avoir l’annule — c’est la seule correction possible, une facture confirmée ne se supprimant pas.

Envoyer par email l’adresse au client, à condition qu’une adresse figure sur sa fiche. C’est le geste habituel pour une facture débiteur.

Vérifications finales

• La facture porte un numéro, une date et le statut Confirmée.

• Le destinataire est bien celui qui doit payer, et non le client hébergé si les deux diffèrent.

• Le montant correspond aux lignes cochées, taxe de séjour comprise.

• Le solde à payer reste ouvert : c’est normal, le règlement viendra.

Questions fréquentes

Je me suis trompé, la facture n’est pas encore validée	Supprimez le brouillon par la corbeille rouge et recommencez. Rien n’est perdu.
Je me suis trompé, la facture est validée	Générez l’avoir, puis refacturez. Une facture confirmée ne se supprime pas.
Le règlement arrive	Enregistrez-le sur la facture existante ; ne refacturez pas.
Le séjour doit être facturé à deux payeurs	Facturez d’abord les lignes du premier en décochant les autres, puis recommencez pour le second.
L’envoi par email ne se fait pas	La fiche du destinataire n’a pas d’adresse email. Complétez-la, puis relancez l’envoi.